Los Organismos Evaluadores de Conformidad (OEC) desempeñan un papel crucial en la certificación de cualificaciones profesionales en Ecuador. Para garantizar la calidad y el cumplimiento normativo, la Subsecretaría de Cualificaciones Profesionales del Ministerio del Trabajo realiza auditorías técnicas a estos organismos. A continuación, te explicamos los pasos clave para superar con éxito una auditoría técnica y mantener tu reconocimiento como OEC.
𝟭. 𝗖𝗼𝗺𝗽𝗿𝗲𝗻𝗱𝗲𝗿 𝗲𝗹 𝗠𝗮𝗿𝗰𝗼 𝗡𝗼𝗿𝗺𝗮𝘁𝗶𝘃𝗼
Antes de la auditoría, es fundamental conocer y cumplir con:
✔ La Norma Técnica de Reconocimiento de Organismos Evaluadores de Conformidad.
✔ Los procedimientos de auditoría descritos en el Reglamento de Auditorías e Inspecciones.
✔ Los principios de gestión de calidad establecidos en la Norma ISO 17024, aplicable a la certificación de personas.
𝟮. 𝗣𝗿𝗲𝗽𝗮𝗿𝗮𝗿 𝗹𝗮 𝗗𝗼𝗰𝘂𝗺𝗲𝗻𝘁𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻 𝗖𝗹𝗮𝘃𝗲
La auditoría evaluará la documentación y el cumplimiento de los procesos del OEC. Asegúrate de contar con:
📌 Documentos Legales: Registro actualizado del OEC, RUC, estructura organizativa y manual de procedimientos.
📌 Gestión del Talento Humano: Perfiles, certificaciones y capacitaciones del equipo evaluador.
📌 Procedimientos de Evaluación: Modelos de exámenes, criterios de certificación y metodología de evaluación.
📌 Registros de Evaluaciones: Listado de personas certificadas, actas de evaluación y evidencia de cumplimiento de los requisitos.
📌 Sistemas de Aseguramiento de Calidad: Registros de auditorías internas, planes de mejora continua y gestión de no conformidades.
𝟯. 𝗙𝗮𝘀𝗲𝘀 𝗱𝗲 𝗹𝗮 𝗔𝘂𝗱𝗶𝘁𝗼𝗿𝗶́𝗮 𝗧𝗲́𝗰𝗻𝗶𝗰𝗮
Las auditorías técnicas de los OEC se dividen en cuatro fases principales:
𝗙𝗮𝘀𝗲 𝟭: 𝗣𝗹𝗮𝗻𝗶𝗳𝗶𝗰𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻
📍 Notificación al OEC sobre la auditoría.
📍 Definición del alcance y criterios de evaluación.
📍 Revisión preliminar de documentación.
𝗙𝗮𝘀𝗲 𝟮: 𝗘𝗷𝗲𝗰𝘂𝗰𝗶𝗼́𝗻
📍 Evaluación del cumplimiento de los requisitos normativos.
📍 Inspección de registros de evaluaciones y procesos internos.
📍 Verificación de la metodología utilizada en la certificación de personas.
𝗙𝗮𝘀𝗲 𝟯: 𝗜𝗻𝗳𝗼𝗿𝗺𝗲 𝗱𝗲 𝗔𝘂𝗱𝗶𝘁𝗼𝗿í𝗮
📍 Identificación de hallazgos, observaciones y no conformidades.
📍 Recomendaciones y plan de mejora si es necesario.
📍 Plazo establecido para corregir deficiencias detectadas.
𝗙𝗮𝘀𝗲 𝟰: 𝗦𝗲𝗴𝘂𝗶𝗺𝗶𝗲𝗻𝘁𝗼 𝘆 𝗦𝘂𝗯𝘀𝗮𝗻𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻
📍 Implementación de las acciones correctivas.
📍 Evaluación de cumplimiento de los ajustes realizados.
📍 Cierre del proceso de auditoría.
𝟰. 𝗖𝗿𝗶𝘁𝗲𝗿𝗶𝗼𝘀 𝗱𝗲 𝗘𝘃𝗮𝗹𝘂𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻
Los auditores revisan aspectos clave, incluyendo:
✅ Estructura y Gestión del OEC: Cumplimiento de normativas, organización interna y procesos de certificación.
✅ Calidad del Proceso de Evaluación: Adecuación de criterios de certificación y metodologías aplicadas.
✅ Selección y Formación del Talento Humano: Perfil, certificaciones y experiencia de los evaluadores.
✅ Sistemas de Mejora Continua: Implementación de auditorías internas y gestión de hallazgos previos.
𝟱. 𝗖𝗹𝗮𝘀𝗶𝗳𝗶𝗰𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻 𝗱𝗲 𝗛𝗮𝗹𝗹𝗮𝘇𝗴𝗼𝘀 𝗲𝗻 𝗹𝗮 𝗔𝘂𝗱𝗶𝘁𝗼𝗿𝗶́𝗮
Los hallazgos se clasifican en:
❌ No conformidad leve: Requiere corrección sin afectar gravemente la certificación.
❌ No conformidad grave: Riesgo significativo para la calidad del proceso de certificación.
❌ No conformidad grave no subsanable: Puede derivar en la suspensión del reconocimiento del OEC.
𝟲. 𝗖𝗼𝗻𝘀𝗲𝗷𝗼𝘀 𝗽𝗮𝗿𝗮 𝗔𝗽𝗿𝗼𝗯𝗮𝗿 𝘂𝗻𝗮 𝗔𝘂𝗱𝗶𝘁𝗼𝗿𝗶́𝗮 𝗰𝗼𝗻 𝗘́𝘅𝗶𝘁𝗼
📍 Mantén tu documentación actualizada y alineada con la normativa vigente.
📍 Realiza auditorías internas periódicas para detectar y corregir debilidades.
📍 Capacita constantemente a tu equipo en normativas y procesos de evaluación.
📍 Aplica un sistema de mejora continua basado en los resultados de auditorías previas.
𝗖𝗼𝗻𝗰𝗹𝘂𝘀𝗶𝗼́𝗻
Superar una auditoría técnica como OEC requiere un compromiso con la calidad, organización y cumplimiento normativo. La implementación de buenas prácticas y una cultura de mejora continua garantizará el mantenimiento del reconocimiento y la confianza en los procesos de certificación de cualificaciones en Ecuador.
𝟭. 𝗖𝗼𝗺𝗽𝗿𝗲𝗻𝗱𝗲𝗿 𝗲𝗹 𝗠𝗮𝗿𝗰𝗼 𝗡𝗼𝗿𝗺𝗮𝘁𝗶𝘃𝗼
Antes de la auditoría, es fundamental conocer y cumplir con:
✔ La Norma Técnica de Reconocimiento de Organismos Evaluadores de Conformidad.
✔ Los procedimientos de auditoría descritos en el Reglamento de Auditorías e Inspecciones.
✔ Los principios de gestión de calidad establecidos en la Norma ISO 17024, aplicable a la certificación de personas.
𝟮. 𝗣𝗿𝗲𝗽𝗮𝗿𝗮𝗿 𝗹𝗮 𝗗𝗼𝗰𝘂𝗺𝗲𝗻𝘁𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻 𝗖𝗹𝗮𝘃𝗲
La auditoría evaluará la documentación y el cumplimiento de los procesos del OEC. Asegúrate de contar con:
📌 Documentos Legales: Registro actualizado del OEC, RUC, estructura organizativa y manual de procedimientos.
📌 Gestión del Talento Humano: Perfiles, certificaciones y capacitaciones del equipo evaluador.
📌 Procedimientos de Evaluación: Modelos de exámenes, criterios de certificación y metodología de evaluación.
📌 Registros de Evaluaciones: Listado de personas certificadas, actas de evaluación y evidencia de cumplimiento de los requisitos.
📌 Sistemas de Aseguramiento de Calidad: Registros de auditorías internas, planes de mejora continua y gestión de no conformidades.
𝟯. 𝗙𝗮𝘀𝗲𝘀 𝗱𝗲 𝗹𝗮 𝗔𝘂𝗱𝗶𝘁𝗼𝗿𝗶́𝗮 𝗧𝗲́𝗰𝗻𝗶𝗰𝗮
Las auditorías técnicas de los OEC se dividen en cuatro fases principales:
𝗙𝗮𝘀𝗲 𝟭: 𝗣𝗹𝗮𝗻𝗶𝗳𝗶𝗰𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻
📍 Notificación al OEC sobre la auditoría.
📍 Definición del alcance y criterios de evaluación.
📍 Revisión preliminar de documentación.
𝗙𝗮𝘀𝗲 𝟮: 𝗘𝗷𝗲𝗰𝘂𝗰𝗶𝗼́𝗻
📍 Evaluación del cumplimiento de los requisitos normativos.
📍 Inspección de registros de evaluaciones y procesos internos.
📍 Verificación de la metodología utilizada en la certificación de personas.
𝗙𝗮𝘀𝗲 𝟯: 𝗜𝗻𝗳𝗼𝗿𝗺𝗲 𝗱𝗲 𝗔𝘂𝗱𝗶𝘁𝗼𝗿í𝗮
📍 Identificación de hallazgos, observaciones y no conformidades.
📍 Recomendaciones y plan de mejora si es necesario.
📍 Plazo establecido para corregir deficiencias detectadas.
𝗙𝗮𝘀𝗲 𝟰: 𝗦𝗲𝗴𝘂𝗶𝗺𝗶𝗲𝗻𝘁𝗼 𝘆 𝗦𝘂𝗯𝘀𝗮𝗻𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻
📍 Implementación de las acciones correctivas.
📍 Evaluación de cumplimiento de los ajustes realizados.
📍 Cierre del proceso de auditoría.
𝟰. 𝗖𝗿𝗶𝘁𝗲𝗿𝗶𝗼𝘀 𝗱𝗲 𝗘𝘃𝗮𝗹𝘂𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻
Los auditores revisan aspectos clave, incluyendo:
✅ Estructura y Gestión del OEC: Cumplimiento de normativas, organización interna y procesos de certificación.
✅ Calidad del Proceso de Evaluación: Adecuación de criterios de certificación y metodologías aplicadas.
✅ Selección y Formación del Talento Humano: Perfil, certificaciones y experiencia de los evaluadores.
✅ Sistemas de Mejora Continua: Implementación de auditorías internas y gestión de hallazgos previos.
𝟱. 𝗖𝗹𝗮𝘀𝗶𝗳𝗶𝗰𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻 𝗱𝗲 𝗛𝗮𝗹𝗹𝗮𝘇𝗴𝗼𝘀 𝗲𝗻 𝗹𝗮 𝗔𝘂𝗱𝗶𝘁𝗼𝗿𝗶́𝗮
Los hallazgos se clasifican en:
❌ No conformidad leve: Requiere corrección sin afectar gravemente la certificación.
❌ No conformidad grave: Riesgo significativo para la calidad del proceso de certificación.
❌ No conformidad grave no subsanable: Puede derivar en la suspensión del reconocimiento del OEC.
𝟲. 𝗖𝗼𝗻𝘀𝗲𝗷𝗼𝘀 𝗽𝗮𝗿𝗮 𝗔𝗽𝗿𝗼𝗯𝗮𝗿 𝘂𝗻𝗮 𝗔𝘂𝗱𝗶𝘁𝗼𝗿𝗶́𝗮 𝗰𝗼𝗻 𝗘́𝘅𝗶𝘁𝗼
📍 Mantén tu documentación actualizada y alineada con la normativa vigente.
📍 Realiza auditorías internas periódicas para detectar y corregir debilidades.
📍 Capacita constantemente a tu equipo en normativas y procesos de evaluación.
📍 Aplica un sistema de mejora continua basado en los resultados de auditorías previas.
𝗖𝗼𝗻𝗰𝗹𝘂𝘀𝗶𝗼́𝗻
Superar una auditoría técnica como OEC requiere un compromiso con la calidad, organización y cumplimiento normativo. La implementación de buenas prácticas y una cultura de mejora continua garantizará el mantenimiento del reconocimiento y la confianza en los procesos de certificación de cualificaciones en Ecuador.