Superar con éxito una auditoría técnica es esencial para que los Operadores de Capacitación (OC) mantengan su calificación y continúen operando dentro del marco regulatorio del Ministerio del Trabajo en Ecuador. A continuación, te explicamos los pasos clave para aprobar una auditoría técnica según la metodología oficial.
𝟭. 𝗖𝗼𝗻𝗼𝗰𝗲𝗿 𝗹𝗮 𝗡𝗼𝗿𝗺𝗮𝘁𝗶𝘃𝗮 𝗩𝗶𝗴𝗲𝗻𝘁𝗲
Antes de la auditoría, asegúrate de estar familiarizado con los requisitos establecidos en la 𝗡𝗼𝗿𝗺𝗮 𝗧𝗲́𝗰𝗻𝗶𝗰𝗮 𝗱𝗲 𝗖𝗮𝗹𝗶𝗳𝗶𝗰𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻 𝗱𝗲 𝗢𝗽𝗲𝗿𝗮𝗱𝗼𝗿𝗲𝘀 𝗱𝗲 𝗖𝗮𝗽𝗮𝗰𝗶𝘁𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻, 𝗹𝗮 𝗡𝗼𝗿𝗺𝗮 𝗜𝗦𝗢 𝟵𝟬𝟬𝟭 (relacionada con la gestión de calidad), y el Reglamento de Auditorías Técnicas. Cumplir con estas normativas es fundamental para evitar hallazgos negativos.
𝟮. 𝗣𝗿𝗲𝗽𝗮𝗿𝗮𝗿 𝗹𝗮 𝗗𝗼𝗰𝘂𝗺𝗲𝗻𝘁𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻 𝗥𝗲𝗾𝘂𝗲𝗿𝗶𝗱𝗮
El auditor solicitará documentos clave para evaluar la conformidad de los procesos de capacitación. Asegúrate de tener:
𝗥𝗲𝗴𝗶𝘀𝘁𝗿𝗼 𝗟𝗲𝗴𝗮𝗹: RUC actualizado, documentos de constitución de la empresa, autorizaciones y resoluciones de calificación.
𝗗𝗼𝗰𝘂𝗺𝗲𝗻𝘁𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻 𝗱𝗲 𝗹𝗼𝘀 𝗖𝘂𝗿𝘀𝗼𝘀: Diseños curriculares aprobados, planes de estudios y materiales académicos.
𝗥𝗲𝗴𝗶𝘀𝘁𝗿𝗼 𝗱𝗲 𝗖𝗮𝗽𝗮𝗰𝗶𝘁𝗮𝗰𝗶𝗼𝗻𝗲𝘀: Listado de estudiantes, asistencia, evaluaciones, certificaciones entregadas.
𝗘𝘃𝗮𝗹𝘂𝗮𝗰𝗶𝗼𝗻𝗲𝘀: Registros de exámenes aplicados, notas y retroalimentación a estudiantes.
𝗧𝗮𝗹𝗲𝗻𝘁𝗼 𝗛𝘂𝗺𝗮𝗻𝗼: Perfiles y certificaciones de los instructores, contratos y mecanizados del IESS.
𝟯. 𝗖𝗼𝗻𝗼𝗰𝗲𝗿 𝗹𝗮𝘀 𝗙𝗮𝘀𝗲𝘀 𝗱𝗲 𝗹𝗮 𝗔𝘂𝗱𝗶𝘁𝗼𝗿í𝗮
– La auditoría se lleva a cabo en cuatro fases principales:
𝗙𝗮𝘀𝗲 𝟭: 𝗣𝗹𝗮𝗻𝗶𝗳𝗶𝗰𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻
– La entidad auditora notifica con anticipación el inicio del proceso.
– Se establece un cronograma y se define el alcance de la auditoría.
𝗙𝗮𝘀𝗲 𝟮: 𝗘𝗷𝗲𝗰𝘂𝗰𝗶𝗼́𝗻
– Se revisa la documentación del OC.
– Se realizan entrevistas con personal administrativo e instructores.
– Se inspecciona la infraestructura y recursos disponibles.
𝗙𝗮𝘀𝗲 𝟯: 𝗜𝗻𝗳𝗼𝗿𝗺𝗲 𝗱𝗲 𝗔𝘂𝗱𝗶𝘁𝗼𝗿í𝗮
– Se emite un informe con hallazgos, observaciones y posibles no conformidades.
– Se establecen recomendaciones y planes de mejora si es necesario.
𝗙𝗮𝘀𝗲 𝟰: 𝗦𝗲𝗴𝘂𝗶𝗺𝗶𝗲𝗻𝘁𝗼 𝘆 𝗠𝗲𝗷𝗼𝗿𝗮 𝗖𝗼𝗻𝘁𝗶𝗻𝘂𝗮
– Se monitorea el cumplimiento de las acciones correctivas.
– Se presentan informes de subsanación en los plazos establecidos.
𝟰. 𝗖𝘂𝗺𝗽𝗹𝗶𝗿 𝗰𝗼𝗻 𝗹𝗼𝘀 𝗖𝗿𝗶𝘁𝗲𝗿𝗶𝗼𝘀 𝗱𝗲 𝗘𝘃𝗮𝗹𝘂𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻
El auditor evaluará el nivel de cumplimiento de los siguientes aspectos:
✅ Gestión del operador: Documentación legal, planificación y promoción de cursos.
✅ Ejecución de capacitaciones: Registros de asistencia, cumplimiento de horas y evaluaciones.
✅ Calidad de la capacitación: Resultados de aprendizaje, metodología utilizada y feedback de participantes.
✅ Infraestructura y recursos: Disponibilidad y pertinencia de aulas, plataformas virtuales y materiales didácticos.
𝟱. 𝗘𝘃𝗶𝘁𝗮𝗿 𝗡𝗼 𝗖𝗼𝗻𝗳𝗼𝗿𝗺𝗶𝗱𝗮𝗱𝗲𝘀 𝘆 𝗦𝗮𝗻𝗰𝗶𝗼𝗻𝗲𝘀
Los hallazgos pueden clasificarse en:
❌ No conformidad leve: No afecta de forma crítica la gestión, pero requiere mejora.
❌ No conformidad grave: Riesgo significativo para la calidad de la capacitación.
❌ No conformidad grave no subsanable: Puede conllevar la suspensión de la calificación. Para evitar sanciones, es crucial corregir cualquier hallazgo identificado y presentar los informes de mejora en los tiempos establecidos.
𝗖𝗼𝗻𝗰𝗹𝘂𝘀𝗶𝗼́𝗻
Aprobar una auditoría técnica requiere preparación, organización y cumplimiento de normativas. Implementar un sistema de mejora continua y documentar adecuadamente cada proceso te permitirá mantener la calificación de tu Operador de Capacitación y garantizar la calidad en la educación continua en Ecuador.
𝟭. 𝗖𝗼𝗻𝗼𝗰𝗲𝗿 𝗹𝗮 𝗡𝗼𝗿𝗺𝗮𝘁𝗶𝘃𝗮 𝗩𝗶𝗴𝗲𝗻𝘁𝗲
Antes de la auditoría, asegúrate de estar familiarizado con los requisitos establecidos en la 𝗡𝗼𝗿𝗺𝗮 𝗧𝗲́𝗰𝗻𝗶𝗰𝗮 𝗱𝗲 𝗖𝗮𝗹𝗶𝗳𝗶𝗰𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻 𝗱𝗲 𝗢𝗽𝗲𝗿𝗮𝗱𝗼𝗿𝗲𝘀 𝗱𝗲 𝗖𝗮𝗽𝗮𝗰𝗶𝘁𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻, 𝗹𝗮 𝗡𝗼𝗿𝗺𝗮 𝗜𝗦𝗢 𝟵𝟬𝟬𝟭 (relacionada con la gestión de calidad), y el Reglamento de Auditorías Técnicas. Cumplir con estas normativas es fundamental para evitar hallazgos negativos.
𝟮. 𝗣𝗿𝗲𝗽𝗮𝗿𝗮𝗿 𝗹𝗮 𝗗𝗼𝗰𝘂𝗺𝗲𝗻𝘁𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻 𝗥𝗲𝗾𝘂𝗲𝗿𝗶𝗱𝗮
El auditor solicitará documentos clave para evaluar la conformidad de los procesos de capacitación. Asegúrate de tener:
𝗥𝗲𝗴𝗶𝘀𝘁𝗿𝗼 𝗟𝗲𝗴𝗮𝗹: RUC actualizado, documentos de constitución de la empresa, autorizaciones y resoluciones de calificación.
𝗗𝗼𝗰𝘂𝗺𝗲𝗻𝘁𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻 𝗱𝗲 𝗹𝗼𝘀 𝗖𝘂𝗿𝘀𝗼𝘀: Diseños curriculares aprobados, planes de estudios y materiales académicos.
𝗥𝗲𝗴𝗶𝘀𝘁𝗿𝗼 𝗱𝗲 𝗖𝗮𝗽𝗮𝗰𝗶𝘁𝗮𝗰𝗶𝗼𝗻𝗲𝘀: Listado de estudiantes, asistencia, evaluaciones, certificaciones entregadas.
𝗘𝘃𝗮𝗹𝘂𝗮𝗰𝗶𝗼𝗻𝗲𝘀: Registros de exámenes aplicados, notas y retroalimentación a estudiantes.
𝗧𝗮𝗹𝗲𝗻𝘁𝗼 𝗛𝘂𝗺𝗮𝗻𝗼: Perfiles y certificaciones de los instructores, contratos y mecanizados del IESS.
𝟯. 𝗖𝗼𝗻𝗼𝗰𝗲𝗿 𝗹𝗮𝘀 𝗙𝗮𝘀𝗲𝘀 𝗱𝗲 𝗹𝗮 𝗔𝘂𝗱𝗶𝘁𝗼𝗿í𝗮
– La auditoría se lleva a cabo en cuatro fases principales:
𝗙𝗮𝘀𝗲 𝟭: 𝗣𝗹𝗮𝗻𝗶𝗳𝗶𝗰𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻
– La entidad auditora notifica con anticipación el inicio del proceso.
– Se establece un cronograma y se define el alcance de la auditoría.
𝗙𝗮𝘀𝗲 𝟮: 𝗘𝗷𝗲𝗰𝘂𝗰𝗶𝗼́𝗻
– Se revisa la documentación del OC.
– Se realizan entrevistas con personal administrativo e instructores.
– Se inspecciona la infraestructura y recursos disponibles.
𝗙𝗮𝘀𝗲 𝟯: 𝗜𝗻𝗳𝗼𝗿𝗺𝗲 𝗱𝗲 𝗔𝘂𝗱𝗶𝘁𝗼𝗿í𝗮
– Se emite un informe con hallazgos, observaciones y posibles no conformidades.
– Se establecen recomendaciones y planes de mejora si es necesario.
𝗙𝗮𝘀𝗲 𝟰: 𝗦𝗲𝗴𝘂𝗶𝗺𝗶𝗲𝗻𝘁𝗼 𝘆 𝗠𝗲𝗷𝗼𝗿𝗮 𝗖𝗼𝗻𝘁𝗶𝗻𝘂𝗮
– Se monitorea el cumplimiento de las acciones correctivas.
– Se presentan informes de subsanación en los plazos establecidos.
𝟰. 𝗖𝘂𝗺𝗽𝗹𝗶𝗿 𝗰𝗼𝗻 𝗹𝗼𝘀 𝗖𝗿𝗶𝘁𝗲𝗿𝗶𝗼𝘀 𝗱𝗲 𝗘𝘃𝗮𝗹𝘂𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻
El auditor evaluará el nivel de cumplimiento de los siguientes aspectos:
✅ Gestión del operador: Documentación legal, planificación y promoción de cursos.
✅ Ejecución de capacitaciones: Registros de asistencia, cumplimiento de horas y evaluaciones.
✅ Calidad de la capacitación: Resultados de aprendizaje, metodología utilizada y feedback de participantes.
✅ Infraestructura y recursos: Disponibilidad y pertinencia de aulas, plataformas virtuales y materiales didácticos.
𝟱. 𝗘𝘃𝗶𝘁𝗮𝗿 𝗡𝗼 𝗖𝗼𝗻𝗳𝗼𝗿𝗺𝗶𝗱𝗮𝗱𝗲𝘀 𝘆 𝗦𝗮𝗻𝗰𝗶𝗼𝗻𝗲𝘀
Los hallazgos pueden clasificarse en:
❌ No conformidad leve: No afecta de forma crítica la gestión, pero requiere mejora.
❌ No conformidad grave: Riesgo significativo para la calidad de la capacitación.
❌ No conformidad grave no subsanable: Puede conllevar la suspensión de la calificación. Para evitar sanciones, es crucial corregir cualquier hallazgo identificado y presentar los informes de mejora en los tiempos establecidos.
𝗖𝗼𝗻𝗰𝗹𝘂𝘀𝗶𝗼́𝗻
Aprobar una auditoría técnica requiere preparación, organización y cumplimiento de normativas. Implementar un sistema de mejora continua y documentar adecuadamente cada proceso te permitirá mantener la calificación de tu Operador de Capacitación y garantizar la calidad en la educación continua en Ecuador.